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クラウド導入で実現した、柔軟な働き方と災害リスク対策
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相談・提案内容とポイント
課題
サーバー機のある社内でしか業務ができず、土日も伝票を確認するために出社しなければいけない状況だった。外注での伝票入力を進めており、様々な地域環境で業務ができるシステムを検討していた。既存システムはオンプレミスだったため、サーバー機故障や災害リスクも心配だった。
提案内容
木太郎６：クラウドタイプのため災害に強く、煩わしいバックアップ作業も不要。もしPCが故障してもすぐに他の端末で作業を続けられます。さらに、インターネット環境さえあればいつでも自社データにアクセス可能です。
お客様の声
営業先からの単価確認や、在宅勤務も可能となり勤務地に捉われない業務形態へ移行することができた。地域問わず人材採用が出来るようになったため選択肢が広がり、業務品質が非常に上がっている。入力してもらったデータを離れた場所でもすぐ確認ができるので情報共有もスピーディになった。
請求書や発注書をメールで簡単に送ることができるようになり、時間だけでなく紙資源の節約にも繋がっている。また、クラウドになったことで数年ごとのサーバー機買替コストの削減、地震や火事といった災害リスクへの備えもできて満足している。
ポイント
- 出社せずに伝票確認・入力が可能になり、在宅勤務や営業先での対応が実現
- クラウド環境により、災害リスクやサーバ故障への不安を解消
- 請求書や実績データを即時に出力・共有でき、社内外の情報連携がスピーディに
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木材業務に特化した機能で、伝票・請求業務を効率化
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相談・提案内容とポイント
課題
伝票を手作業で1枚1枚作製、整理をする必要があり、繁忙期には遅くまで総出で作業することもあった。木材の計算方法は複雑なこともあり、請求書の作成・発行も大変だった。
提案内容
木太郎６：木材・建材に特化したシステムのため、伝票上でのm3・石等での材積計算、丸太計算等が可能です。煩雑な請求書発行も簡単に行え、月度、年度ごとに実績集計することで販売傾向を確認できます。
お客様の声
今まで手作業で出していた納品書や請求書を簡単に出せるようになり大変楽になった。ｍ３単価の本単価換算といった面倒な計算もやってくれて、とても助かっている。現場別に請求書を出すこともできるようになり、お客様が喜んでくれた。
単価や購入履歴の問い合わせにも素早く答えられるようになり、時間も節約できている。また、販売傾向を月別に見ることで、効率的な仕入れをできるようになった。
ポイント
- 手作業だった伝票作成、請求書発行をシステム化し、作業負担を軽減
- 顧客からの単価・購入履歴の問い合わせに即時対応で信頼性が向上
- 実績帳票から販売傾向を把握することで効率的な仕入れを実現
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業務システムを一元化し、二重入力の手間とミスを解消
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相談・提案内容とポイント
課題
見積、納品書作成、請求書発行、仕入管理とバラバラのソフトウェアを使用しており、伝票内容を二重、三重に入力する必要があった。転記の際のミスや漏れもあり、業務の効率を落としていた。
提案内容
木太郎６：見積管理、受注管理システムを利用することで、見積や受注伝票の明細を他伝票へ連携、二重入力の手間を省くことができます。売上・仕入伝票への連携漏れがないかの確認も簡単です。
お客様の声
見積から受注、受注から売上、仕入と他の伝票に明細を連携できるようになり、同じ明細を何度も入力する手間がなくなった。さらに、カタログ商品データも活用できるため、伝票入力にかかる時間を大幅に短縮できた。請求内容の確認が簡単になり、請求漏れのミスも減っている。
データが一元管理されることで社内の情報共有もスムーズになった。属人化した作業がなくなったことで、人員の効率的な配置も出来るようになった。また、見積からどれくらい受注につながったか、誰がいくら何を売上げたか、といった情報を随時確認できるため、販売状況の分析・改善にも役立っている。
ポイント
- 明細の連携で二重入力を削減、伝票入力時間を大幅短縮
- データ一元管理で情報共有がスムーズになり、人員配置も効率化
- 売上・受注状況の可視化で分析や戦略立案に活用可能
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商品マスタデータ活用で、伝票入力の効率化とミス削減、営業力強化を実現
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相談・提案内容とポイント
課題
各メーカーのカタログを開いて価格を確認して伝票を打っていたので、伝票入力にかなり時間がかかっていた。入力時のミスも多く、確認や修正にも時間を取られていた。仕入高騰時の価格管理にも苦労していた。
提案内容
木太郎６：約500万点の「商品マスタデータ」を利用することで、入力作業軽減はもちろん、ミスの軽減にもつながります。定価も自動表示されるので掛率入力・掛率チェックも可能です。得意先別に前回販売価格を参照するといった価格管理機能も充実しています。
お客様の声
伝票入力画面から各メーカーの商品を探して入力できるようになり、入力作業がとても楽になった。定価改訂にも対応してもらえるので、手作業で価格を変える必要がなく大変便利。作業効率が上がったため、会社にいなければいけない時間が減り、他のことで生産性を上げられるようになった。
木太郎から売上明細リストを出力できるので、締め前の確認が容易になり請求漏れも減った。売上額、粗利額を簡単に確認できるので、営業の意識向上にも繋がっている。
ポイント
- 伝票入力の効率化とミス削減を実現、業務時間短縮によって他業務での生産性も改善
- 定価自動表示により掛率入力・チェックが容易になり、価格管理の手間を軽減
- 売上額・粗利額を把握で、営業担当者の意識向上
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売上・仕入と在庫商品の連動により、適切な在庫管理を実現
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相談・提案内容とポイント
課題
売上や発注の処理で手一杯で、在庫管理ができていない状態だった。そのため、余分な在庫を抱えてしまうなど、ロスの原因になってしまっていた。
提案内容
NEXT３：入出荷と在庫が連動するため、将来の出荷予定分も含めて、リアルタイムに在庫管理を行うことが可能です。在庫評価も複数パターンをご用意しているため、適切な原価の表示から利益確保に貢献いたします。
お客様の声
在庫発注の処理で自動的に在庫が増え、在庫出荷分の売上の処理で自動的に在庫が引き落とされる、など通常の業務操作と在庫情報が連動するため、手間を増やすことなく効率的な在庫管理を実現できた。
定番在庫の設定や、定数割れのみ発注するといった補助機能も備わっているため、在庫の過不足を解消し、発注担当者の負担軽減にも繋がっている。
在庫の加工登録も出来るので、在庫を加工し出荷した際の管理も明確になり、これまで曖昧だった在庫管理を正確に行えるようになった。
ポイント
- 入出荷処理と在庫が連動するため、操作の負担を抑えながら在庫管理を実現
- 入出荷履歴や滞留在庫の確認など、在庫管理を効果的に支援する補助機能も充実
- 日次で最新の在庫評価に更新することも可能で、利益確保に貢献
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業務ルールの統一で、拠点や人に依存しない管理を実現
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相談・提案内容とポイント
課題
拠点が多く、それぞれが独自のルールで業務を遂行しており、整備する必要があった。また、商品の入出荷状況を確認する方法が限られており、特定の担当者への依存や得意先への問合せ回答に時間を要するといった課題があった。
提案内容
NEXT３：定められたフローに従って処理を進めていく必要があるため、業務のばらつきを防止し、社内ルールの標準化と徹底を支援します。また、受注明細一行ずつに対して入出荷状況の確認ができるため、担当者に依存しないタイムリーな自己解決が可能です。
お客様の声
NEXTの導入にあたり、共通の業務フローでの運用が必須だったが、弊社に合わせた提案と、運用安定までの手厚いサポートのおかげで、全社の統一化を無事実現できた。その結果、進捗状況の確認や実績の管理がより正確に行えるようになっている。
入出荷状況を簡単に確認できるようになったことで、社内の問合せが減少し、各々が自身の業務に集中できる環境が整った。得意先からの問合せに対しても、担当者以外でも迅速に回答ができるようになり、顧客満足度の向上にも役立った。
ポイント
- 業界ならではの複雑な業務形態でも、運用安定までチームがしっかりサポート
- 個々の裁量で、業務フローを無視することができないため、堅実な管理が可能
- ワンストップで商品の動きが把握、誰でも・簡単に確認が可能。業務効率化、顧客満足度向上を実現
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